Konzeption, Aufbau und Durchführung

Vergabeverfahren werden an den Ergebnissen gesetzter Ziele gemessen. Der Erfolg hängt maßgeblich von der passenden Organisation ab. In diesem Seminar werden Möglichkeiten, Konzepte und Hilfen organisationstheoretisch und rechtlich präsentiert, die gewinnbringend in der Praxis eingesetzt werden können.

Nächster Termin:

Aktuell sind keine neuen Termine geplant.

Henrik-Christian Baumann, Partner, Rechtsanwalt, KPMG Law Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, Berlin

Daniel Müller, Senior Manager, Value Chain Transformation, KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Strukturierte & strategische Organisation von Beschaffung und Vergabe

Q: Was bedeutet strategische Beschaffung im öffentlichen Einkauf?

Strategische Beschaffung bezeichnet ein strukturiertes Bedarfs- und Beschaffungsmanagement, das Wissen bündelt und Beschaffungen zielgerichtet organisiert. Dazu gehören unter anderem die passende Vergabekonzeption, Arbeitsteilung, moderne Prozesse und Digitalisierung. Ziel ist ein schneller, rechtssicherer und wirtschaftlicher Einsatz knapper Ressourcen.

Q: Wie wird ein Vergabeverfahren organisatorisch und konzeptionell vorbereitet?

Zur Vorbereitung gehören Bedarfsermittlung, Risikoanalyse, Zeitplanung, Markterkundung und Bedarfsstrukturierung. Hinzu kommen Wirtschaftlichkeitsberechnung, Auftragswertschätzung sowie die Prüfung alternativer Beschaffungsvarianten. Auch Loszuschnitt, Produktvorgaben und Wertungskriterien werden im Vergabekonzept festgelegt.

Q: Für wen ist das Thema Beschaffungs- und Vergabeorganisation besonders relevant?

Relevant ist es für alle, die mit der Organisation und Durchführung von Vergabeverfahren beschäftigt sind. Dazu zählen Beschäftigte im Einkauf, in Vergabestellen und in Fachabteilungen mit Beschaffungsbezug. Für Personen mit Leitungs- und Führungsverantwortung ist das Thema besonders wertvoll.

Q: Worin unterscheiden sich zentrale Beschaffungsorganisation und dezentrale Vergabeorganisation?

Eine zentrale Beschaffungsorganisation bündelt Aufgaben, Wissen und Beschaffungsvolumen an einer Stelle. Dezentrale Strukturen verteilen Aufgaben stärker auf mehrere Beteiligte und Fachbereiche. Welche Form geeignet ist, hängt von den organisatorischen Rahmenbedingungen, den Ressourcen und den Anforderungen an Compliance und Effizienz ab.

Hinweis: Aktuell gibt es noch keinen neuen Termin für dieses Seminar.

Falls Sie informiert werden möchten, wann dieses Seminar wieder angeboten wird, melden Sie sich bitte bei uns. Alternativ bieten wir das Seminar jederzeit auch gerne als Inhouse-Schulung an.

Weitere Informationen finden Sie hier:

Inhouse-Schulungen

Seminarinhalte

Ob von öffentlicher Beschaffung, Einkauf oder Vergabe die Rede ist, alle auf Auftraggeberseite beteiligten Akteure stehen vor der stets anspruchsvollen Aufgabe: Bedarfe sind möglichst schnell, rechtssicher und wirtschaftlich im Rahmen von Vergabeverfahren zu realisieren. Die meist knappen Ressourcen Zeit und Personal sollten folglich so effektiv und effizient wie möglich eingesetzt werden.

Bündelung von Wissen und strukturiertes Bedarfs- und Beschaffungsmanagement (Strategische Beschaffung), die jeweils passende Vergabekonzeption, eine passende Arbeitsteilung, moderne Prozesse und Digitalisierung (eVergabe und Vergabemanagement) sind einige der wichtigsten Bausteine für eine moderne Beschaffungsorganisation, die sich an ihren Ergebnissen messen lassen kann.

Aber was ist die passende Organisation, welche Werkzeuge und Hilfsmittel sollten eingesetzt werden und wie sollten Vergaben aufgebaut sein, damit sich der erhoffte Erfolg einstellt? Nur einige Fragen, die in diesem Praxisseminar diskutiert und beantwortet werden sollen.

Die Dozenten laden ein, möglichst viele Anregungen und praktische Tipps für die alltägliche Arbeit mitzunehmen. Folglich ist das Seminar bewusst auf den Meinungs- und Erfahrungsaustausch zwischen den Vortragenden und den Teilnehmenden ausgerichtet. Im Vorfeld des Seminars besteht die Möglichkeit, die eigenen Interessenschwerpunkte und Fragen zur Vorbereitung des Seminars mitzuteilen.

Agenda

Einführung und Beschaffungs- und Vergabeorganisation

Zahlen, Daten, Fakten „öffentlicher Einkauf“ (Volumina, Anzahl Vergabestellen, Statistiken)
Organisatorische Rahmenbedingungen
Marktbezogene / konjunkturelle Rahmenbedingungen
Rechtliche Rahmenbedingungen
Aktuelle Herausforderungen des öffentlichen Einkaufs
Überblick / Erfahrungen aus der Praxis der Referenten zu Organisationsmodellen (einschl. Compliance, Neutralität, Interessenkonflikte)
Zentrale Beschaffungs- und Vergabeorganisation
Instrumente der Beschaffungsbündelung (Rahmenvereinbarungen, Vergabemodelle abseits der losweisen Vergabe, Qualifizierungssysteme, Open-House-Modell)
Beschaffungsvarianten (In-House, In-State, Vertragsmanagement, Nutzung bestehender eigener und „fremder“ Verträge)
Stakeholdermanagement (Politik, Gremien, Interessenvertretungen, Markt)
Digitalisierung öffentlicher Einkauf (eVergabe, eRechnung, elektronische Prozesse und Systeme)
Warengruppenstrategien und -management
Vergabeverfahrensarten als strategisches Element (u.a. Entscheidungsmatrix Vergabeverfahrensart; Vor- und Nachteile der Verfahrensarten hinsichtlich Prozess, Flexibilität, Compliance / Korruptionsprävention)
Methoden und Instrumente (elektronischer Katalog, elektronische Auktion, dynamisches Beschaffungssystem)

Organisation und Konzeption der Vergabe

Vergabekonzept im Allgemeinen:
- Vergabevorbereitung (Bedeutung, Inhalte und Herausforderungen im Überblick)
- Bedarfsermittlung / -feststellung, Risikoanalyse und Zeitplanung
- Markterkundung und Bedarfsstrukturierung
- Wirtschaftlichkeitsberechnung, Auftragswertschätzung, Haushalt / Budget
- Alternative Beschaffungsvarianten
Vergabekonzeption im Besonderen (Themenauswahl):
- Loszuschnitt
- Produktvorgaben und –angaben
- Besondere Aspekte: sozial, umweltbezogen, innovativ, nachhaltig
- Optionale Leistungen
- Einbeziehung Markt-Know-how (Verfahrensarten, Nebenangebote, agile Vorgehensmodelle)
- Wertungskriteriengestaltung (Eignungs- und Zuschlagskriterien)
Vergabedesign
- Termin- und Fristenplanung
- Bedeutung von Struktur und Inhalte der Vergabeunterlagen (u.a. Compliance / Transparenz, Attraktivität für Bieter)
- Struktur der Vergabeunterlagen
- Konsistenz der Vergabeunterlagen
- Auftragsbekanntmachungen
- Dokumentation
- eVergabe
- Management der Bewerbungs- und Angebotsphasen, insbesondere von Bewerber- und Bieterfragen, Strategien bei Rügen
- Prüfung und Wertung von Teilnahmeanträgen und Angeboten
- Nachforderung
- Aufklärung
- Verhandlungsführung und -strategien
- Präsentationen und Teststellungen der Bieter
- Informations- und Absagestrategien

Zielgruppe

Das Seminar richtet sich an alle, die mit der Organisation und Durchführung von Vergabeverfahren beschäftigt sind. Ob im Einkauf, einer Vergabestelle oder in einer an der Beschaffung beteiligten Fachabteilung tätig, können gewinnbringende Erkenntnisse für die tägliche Praxis gewonnen werden. Für Personen in Leitungs- und Führungsverantwortung dürfte das Seminar von besonderem Wert sein.