Vom reaktiven Einkauf zum aktiven Portfoliomanagement: Strategisches Warengruppenmanagement entwickelt den öffentlichen Einkauf von der operativen Abwicklung einzelner Beschaffungsvorgänge hin zu einer strategisch gestaltenden Funktion. Einkäufer/innen analysieren und verstehen ihre Märkte, entwickeln gemeinsam mit den Fachbereichen bedarfsgerechte Lösungen und gestalten die Rahmenbedingungen der Beschaffung aktiv mit dem Ziel, Wirtschaftlichkeit, Qualität und Zukunftsfähigkeit nachhaltig zu verbessern.
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Die strategische öffentliche Beschaffung ist ein wesentlicher Hebel, um öffentliche Organisationen wirtschaftlich, bedarfsgerecht und nachhaltig mit Lieferungen und Leistungen zu versorgen und so die Erfüllung ihrer Aufgaben bestmöglich zu unterstützen. Doch wie muss sich der öffentliche Einkauf intern organisieren, um dieses Potenzial gezielt auszuschöpfen und einen wirksamen Beitrag zum Organisationserfolg zu leisten?
Das Seminar zeigt praxisnah auf, wie strategisches Warengruppenmanagement als Organisationsansatz genutzt werden kann, um den öffentlichen Einkauf von einer überwiegend operativ geprägten Vergabestelle zu einer strategisch gestaltenden Funktion weiterzuentwickeln. Im Mittelpunkt steht die Frage, wie Beschaffungsorganisationen ihre Märkte systematisch erschließen, Bedarfe bündeln, gemeinsam mit den Fachbereichen passgenaue Lösungen entwickeln und die Rahmenbedingungen der Beschaffung aktiv verbessern können.
Das Seminar verbindet theoretische Grundlagen mit praxisnahen Beispielen und konkreten Umsetzungsmöglichkeiten. Die Teilnehmenden lernen die Potenziale und Mehrwerte des strategischen Warengruppenmanagements kennen und erhalten konkrete Ansatzpunkte für dessen organisatorische und methodische Ausgestaltung. Darüber hinaus werden ergänzende Werkzeuge vorgestellt, mit denen sich das Warengruppenmanagement schrittweise aufbauen und weiterentwickeln lässt.
Agenda
Anamnese, Ziele, Strategien und Organisationsformen öffentlicher Einkaufsabteilungen
Bestandsaufnahme des Einkaufs: Analyse der bestehenden Organisation und ihrer Strukturen
Ziele des öffentlichen Einkaufs: Kostenoptimierung, Transparenz, Nachhaltigkeit und Rechtskonformität
Öffentlicher Einkauf und Privatwirtschaft: Vergleich der Einkaufsorganisationen und ihrer Rahmenbedingungen
Organisationsformen des Einkaufs: Modelle und Ausprägungen der Einkaufsorganisation (z. B. dezentral, hybrid, matrixorganisiert und zentral)
Grundlagen des strategischen Warengruppenmanagements
Beschaffungsprozesse: reaktive Beschaffung versus strategische Beschaffung
Warengruppenmanagement im öffentlichen Einkauf: Definition, Grundlagen und strategische Bedeutung
Operativer und strategischer Einkauf: Aufgaben, Ziele und Abgrenzung
Entwicklung von Warengruppenstrategien
Erfolgsfaktoren: Voraussetzungen für die erfolgreiche Entwicklung und Implementierung von Warengruppenstrategien
Ziele und Erwartungen: Entwicklung resilienter und effizienter Warengruppenstrategien
Der Steuerungskreislauf einer Warengruppenstrategie
Datenerfassung: systemgestützte Auswertungen und Ermittlung relevanter Bedarfsdaten
Warengruppenbildung: Klassifizierung und Bewertung, ABC-/XYZ-Analyse, Erstellung von Warengruppensteckbriefen, Stakeholder-Analyse und Definition von Beschaffungsleitplanken
Markt- und Lieferantenanalyse: Analyse des Beschaffungsvolumens, Lieferantenmanagement und Lieferantenkonsolidierung (Portfolioanalyse), Analyse der Einkaufskanäle, Bewertung der Vertragssituation, Beschaffungsmarktanalyse, Untersuchung der Markt- und Wettbewerbskräfte, Analyse des Makroumfelds, Positionierung der Warengruppen und Ableitung normstrategischer Stoßrichtungen
Strategieentwicklung: SWOT-/TOWS-Analyse, Definition der strategischen Ziele, Risikobewertung, Bewertung strategischer Hebel und Erstellung von Hebelsteckbriefen
Umsetzung und operative Integration
Von der Strategie zur Praxis: Überführung von Warengruppenstrategien in konkrete Maßnahmen
Maßnahmenplanung und -umsetzung: Erstellung von Maßnahmensteckbriefen und Maßnahmenübersichten, Entwicklung eines Kommunikationsplans und Gestaltung des Freigabeprozesses für Warengruppenstrategien
Review und Controlling: Überwachung, Bewertung und Steuerung der Maßnahmenumsetzung
Digitale Unterstützung: Tools und Softwarelösungen für das Warengruppenmanagement
Monitoring und Controlling: Definition und Anwendung von Erfolgskennzahlen, systematische Berichterstattung und kontinuierliche Verbesserung
Nachhaltigkeit und Compliance: Integration relevanter Anforderungen in das Warengruppenmanagement
Zusammenarbeit und interne Kommunikation
Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Zusammenspiel von Fachabteilungen, Einkauf, Vergabe und Controlling sowie Rollen- und Aufgabenverteilung und Governance
Schnittstellenmanagement: Definition von Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozessen
Interne Netzwerke: Aufbau und Weiterentwicklung organisationsübergreifender Strukturen zur Stärkung des strategischen Einkaufs
Change-Management: Herausforderungen und Erfolgsfaktoren bei der Einführung eines Warengruppenmanagements
Wissensmanagement: Nutzen, Mehrwerte und Umsetzung eines systematischen Wissensmanagements
Zielgruppe
Das Seminar richtet sich an öffentliche Auftraggeber, die mit der Organisation von der Beschaffung und Vergabe betraut sind. Praxiskenntnisse im Bereich der Öffentlichen Auftragsvergabe sollten vorhanden sein.
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