Pflichtenkreis Dokumentation

Dokumentation bedeutet, dass das gesamte Vergabeverfahren so festgehalten wird, dass wesentliche Überlegungen, Verfahrensschritte, Entscheidungen und deren Begründungen nachvollzogen werden können. Grundlage ist der Transparenzgrundsatz des Vergaberechts. Die Dokumentation soll den Ablauf und die Entscheidungsfindung überprüfbar machen.

Festzuhalten sind insbesondere die wesentlichen Überlegungen, die einzelnen Verfahrensschritte sowie die getroffenen Entscheidungen und ihre Begründungen. Welche Punkte in welcher Form zu dokumentieren sind, richtet sich nach den vergaberechtlichen Anforderungen. Der Umfang der Dokumentation muss so gewählt sein, dass der Ablauf nachvollziehbar bleibt.

Die Dokumentation bezeichnet das allgemeine Festhalten des Vergabeverfahrens und seiner wesentlichen Inhalte. Der Vergabevermerk ist davon ein spezielles Instrument innerhalb der vergaberechtlichen Dokumentation. Beide Begriffe stehen in einem engen Zusammenhang, sind aber nicht deckungsgleich.

Relevant ist es für Personen, die mit der Vergabe öffentlicher Aufträge betraut sind. Ebenso richtet es sich an alle, die sich umfassend über die vergaberechtlichen Dokumentationsanforderungen informieren wollen. Im Mittelpunkt stehen damit Beschaffende und andere mit Vergabeverfahren befasste Personen.

Dokumentationsfehler können vergaberechtliche Folgen haben, weil die Nachvollziehbarkeit des Verfahrens beeinträchtigt wird. Behandelt wird auch, ob und unter welchen Voraussetzungen Dokumentationsmängel nachträglich geheilt oder ergänzt werden können. Maßgeblich ist dabei die rechtliche Bewertung des konkreten Fehlers.