Vergabe- und vertragsrechtliche Ausgestaltung der Beschaffung

Das Seminar gibt einen Überblick über die marktgängigen Modelle, die praxisrelevanten Fragestellungen und die aktuellen Anforderungen an eine vergabe- und vertragsrechtlich einwandfreie Beschaffung.

Nächster Termin:

Dienstag, 15.09.2026: 09:00 Uhr – 13:00 Uhr

Dr. Felix Siebler, LL.M. (Leicester), Fachanwalt für Vergaberecht, Partner, GvW Graf von Westphalen Rechtsanwälte Steuerberater Partnerschaft mbB, München

Ausschreibung von Modellen des Mitarbeiterfahrradleasings im Wege der Entgeltumwandlung

Q: Was ist Mitarbeiterfahrradleasing im Wege der Entgeltumwandlung?

Dabei werden Beschäftigten im öffentlichen Bereich Leasingfahrräder über eine Entgeltumwandlung zur Verfügung gestellt. Grundlage ist ein angepasstes Tarifrecht für Beschäftigte im öffentlichen Dienst; für weitere Personengruppen werden derzeit ebenfalls Regelungen vorbereitet. Das Modell verbindet arbeitsrechtliche, vergaberechtliche und vertragsrechtliche Anforderungen.

Q: Wie wird die Beschaffung von Mitarbeiterfahrradleasing vergabe- und vertragsrechtlich vorbereitet?

Zunächst werden Leistungsumfang und Leistungszuschnitt festgelegt und geprüft, ob Bedarfe gebündelt werden können. Danach folgt die Wahl der passenden Verfahrensart sowie die Festlegung von Eignungs- und Zuschlagskriterien. Ergänzend werden die Vertragsstruktur, Abrufberechtigung, leasingfähige Gegenstände und die Abrechnung geregelt.

Q: Warum ist bei der Ausschreibung von Mitarbeiterfahrradleasing eine rechtssichere Ausgestaltung wichtig?

Die Beschaffung muss die Vorgaben des Vergaberechts und die vertraglichen Besonderheiten des Modells einhalten. Dazu gehören unter anderem die Abgrenzung der Rollen von Dienstleister und Leasinggeber, die Regelung von Überlassung und Entgeltumwandlung sowie Vorgaben zu Versicherungsschutz und Störfallmanagement. Eine saubere Dokumentation ist dabei ebenfalls erforderlich.

Q: Für wen ist das Thema Mitarbeiterfahrradleasing im öffentlichen Bereich geeignet?

Adressiert sind vor allem Vertreter von Behörden auf Kommunal- und Landesebene, die mit der Umsetzung eines solchen Vorhabens betraut sind. Relevant ist das Thema auch für Stellen, die gemeinsam mit anderen öffentlichen Stellen eine Beschaffung oder Rahmenvereinbarung vorbereiten. Der Fokus liegt auf der praktischen Umsetzung im öffentlichen Bereich.

Q: Worin unterscheidet sich eine Rahmenvereinbarung von einem Einzelleasingvertrag beim Mitarbeiterfahrradleasing?

Eine Rahmenvereinbarung regelt die grundlegenden Bedingungen für spätere Abrufe, während ein Einzelleasingvertrag den konkreten Leistungsabruf im Einzelfall abbildet. In der Vertragsstruktur können beide Formen nebeneinander vorgesehen sein. Welche Form genutzt wird, hängt von der geplanten Umsetzung und der Abrufberechtigung ab.

Seminarinhalte

Die Nachfrage nach Mitarbeiterfahrrädern im öffentlichen Bereich nimmt derzeit deutlich zu. Zum einen ist das auf ein geändertes Umweltbewusstsein und zum anderen auf einen zunehmenden Fokus auf Mitarbeitergesundheit zurückzuführen. Dazu wurde vor kurzem auch das Tarifrecht für Beschäftigte im öffentlichen Dienst angepasst, wobei der Gesetzgeber derzeit bereits an Regelungen für weitere Personengruppen im öffentlichen Bereich arbeitet. Auf dieser Grundlage können Mitarbeitern im öffentlichen Bereich von deren Arbeitgebern Leasingfahrräder im Wege der Entgeltumwandlung zur Verfügung gestellt werden. Hierdurch leistet die öffentliche Hand einen Beitrag zur Verkehrswende und bieten ihren bestehenden sowie zukünftigen Mitarbeitern einen attraktiven Anreiz.

In dem Seminar werden interessierten Teilnehmern die wesentlichen rechtlichen Aspekte aus der Praxis für eine effiziente und rechtssichere Ausschreibung von Rahmenvereinbarungen für das Leasing von Mitarbeiterfahrrädern aufgezeigt. Dazu werden den Teilnehmern die Grundlagen und die typischen Fragestellungen unter Berücksichtigung aktueller Entwicklungen in der vergaberechtlichen Rechtsprechung anhand von konkreten Beispielen aus aktuellen Beschaffungsprojekten vermittelt. Den Teilnehmern soll auf diese Weise ein erster „Leitfaden“ zur Umsetzung an die Hand gegeben werden.

Agenda

Einführung und Überblick über den Rechtsrahmen

Leistungsbeziehungen beim Mitarbeiterfahrradleasing
Geltende Rechtsgrundlagen zur Projektumsetzung
Entgeltumwandlung bei Bund, Ländern und Kommunen
Vergaberechtsrahmen für Beschaffungen

Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Festlegung des Leistungsumfangs und -zuschnitts
Bündelung von Bedarfen als Lösungsansatz
Wahl der richtigen Verfahrensart
Vorgabe von zielführenden Eignungskriterien
- Anforderungen an die Veröffentlichung
- Möglichkeiten des Vorgehens für Eignungsprüfung
- Ausgewählte Eignungskriterien anhand von Beispielen
Festlegung von projektspezifischen Zuschlagskriterien
- Anforderungen an die Veröffentlichung
- Möglichkeiten des Vorgehens für Zuschlagsprüfung
- Ausgewählte Zuschlagskriterien anhand von Beispielen
Vertragliche Besonderheiten bei der Umsetzung
- Vertragsstruktur und mitgeltende Vertragsbestandteile
  - Preisparameter
  - Konzepte der Unternehmen
  - Vertragsdokumente für den Leistungsabruf
  - Rahmen- und / oder Einzelleasingvertrag
  - Überlassungs- und Entgeltumwandlungsvereinbarung
- Festlegung der Abrufberechtigung
  - Auftraggeber bei Rahmenvereinbarung
  - Abgrenzung zwischen Dienstleister und Leasinggeber
  - Abrufberechtigte Mitarbeiterkreise
- Definition von leasingfähigen Gegenständen
  - Wertgrenzen für Fahrräder
  - Leasingfähiges Zubehör
- Überlassung, Umsetzungs- und Zusatzleistungen
- Festlegung zur Umsetzung
- Vorgaben zur Abrechnung von Leistungen
- Versicherungsschutz und Störfallmanagement

Durchführung des Vergabeverfahrens

Veröffentlichung der Bekanntmachung und Vergabeunterlagen
Umgang mit Bewerber- bzw. Bieterfragen
Prüfung und Wertung von Teilnahmeanträgen (Bewerbungen) und Angeboten
Rechtskonforme Umsetzung von Aufklärungen
Vorbereitung und Durchführung von Verhandlungen
Erteilung des Zuschlags im sog. Ober- und Unterschwellenbereich

Anforderungen an die Dokumentation

Zielgruppe

Das Seminar richtet sich an Vertreter von Behörden auf Kommunal- und Landesebene, die mit der Umsetzung eines entsprechenden Vorhabens zum Leasing von Mitarbeiterfahrrädern betraut sind und – ggf. gemeinsam mit anderen öffentlichen Stellen – Interesse an einer solchen Umsetzung haben.