Hintergrund
Der Einkauf im öffentlichen Dienst ist eine anspruchsvolle Tätigkeit, die nicht nur auf Seiten der Vergabeabteilung viel Kompetenz erfordert. Auch die Fachabteilung muss Kenntnisse über die Durchführung und die Besonderheiten eines Vergabeprojektes kennen und berücksichtigen. Um den Verlauf eines reibungslosen Verfahrens zu gewährleisten bedarf es nicht nur eines gut abgestimmten Zusammenspiels zwischen Vergabeabteilug und Fachabteilung, sondern auch den frühzeitigen Einbezug aller relevanten Stakeholder. Auch sind Kenntnisse über mögliche Stellschrauben und Handlungsspielräume einer rechtsicheren Vorbereitung des Verfahrens von Vorteil.
Das Seminar gibt einen Überblick über die relevanten Projektinhalte und Anforderungen auf Seite der Fachabteilung die im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung zu Tage treten können. Weiterhin werden die wichtigsten Gestaltungsspielräume, die der öffentliche Auftraggeber innehat, beleuchtet.
Ziel des Seminars ist die Sensibilisierung für vergaberechtsrelevante Implikationen und die Vermittlung eines ausschreibungsrelevanten Grundverständnisses im direkten Kontext mit der zuständigen Fachabteilung des Auftraggebers.
Die Teilnehmer erfahren, welche Möglichkeiten innerhalb der vergaberechtlichen Vorschriften bestehen, die den Beschaffungsprozess des öffentlichen Auftraggebers bereits im Vorfeld einer Ausschreibung rechtssicher machen.
Teilnehmerkreis
Das Seminar richtet sich an Personen die mit der Organisation von Auftragsvergaben betraut sind und somit an alle Mitarbeiter in den Fachabteilungen, die eine IT-Beschaffung durchführen wollen und bietet eine Starthilfe bei der meistens fachfremden neuen Aufgabe. Das Seminar zeigt welche Herausforderungen und Besonderheiten mit der Aufgabe der Durchführung eines Vergabeprojektes verbunden sind und legt den Schwerpunkt auf lösungsorientierte Handlungsempfehlungen sowie best-practices, die es ermöglichen ein Vergabeprojekt erfolgreich durchzuführen. Grundkenntnisse im Bereich der Öffentlichen Auftragsvergabe sollten vorhanden sein.
Seminarinhalte
- Die verschiedenen Phasen einer Beschaffung
- Das Vergabeprojekt
- Die Besonderheiten eines Vergabeprojektes
- Budget und Banf/Beschaffungsantrag
- Wer sind die Stakeholder
- Entscheidende Rollen: Welche Aufgabe liegt bei wem?
- Aufbau eines „Gesamt-Teams“
3. Die Fachabteilung: Das Onboarding
- Rollenverteilung, Teambuilding
- Motivation
- Zusammenarbeit technisch unterstützen
- Meeting Struktur
- Teamregeln
- Korruptionsprävention
4. Die Fachabteilung: Begleitung während der Vorbereitungsphase
- Erstellung eines Projektplans
- Reihenfolge der Dokumentenerstellung
- Workshops
- Markterkundung
- Anforderungskatalog
- Der EVB-IT Vertrag
- Der Leistungskatalog
- Die Leistungsbeschreibung
- Checklisten
- Qualitätssicherung
- Das Projektantenverhältnis
- Das Lesesaalverhalten
5. Die Gremienbeteiligung
6. Die Teststellung
7. Auftragswertschätzung und neue Höchstmengenrechtsprechung
8.Relevanz eines Risikoregisters
9. Zeitliche Risiken eines Vergabeprojektes
